Excel Copilotのデータ整形プロンプト7選｜コピペOK・想定数式つき

Excelの表記ゆれ・空白・重複は、Copilotに「『氏名』列の前後の空白と全角スペースを削除した新しい列を作成して」と日本語で頼むだけで整形できます。TRIMやSUBSTITUTEを自分で組む必要はなく、提案された数式を確認して挿入するだけ。この記事では雛形プロンプト7本と、Copilotが返す想定数式をセットで紹介します。

顧客名簿やアンケート結果を貼り付けたはいいものの、全角と半角のスペースが入り混じって並べ替えも集計もできない——データを扱う仕事なら誰もが通る道です。500行規模の名簿を手作業で整えれば数十分、ときに1時間仕事。それを指示文一つに置き換えていきましょう。

なお、Excel CopilotのフルバージョンはMicrosoft 365 Copilotのライセンスが必要です。加えて、対象ファイルがOneDriveまたはSharePointに保存され、自動保存がオンになっている必要があります。ローカル保存のファイルではボタンが反応しないことがあるため、先に保存先を確認しておくと「使えなかった」というつまずきを防げます。画面構成やボタン配置は2026年9月時点のものです（Copilotの UI は頻繁に更新されます）。

ライセンスがない方も大丈夫です。各テクニックには「自分で組むならこの数式」を併記しているので、関数だけでも同じ結果にたどり着けます。

Copilotが氏名列の整形数式を提案しているExcelの画面 ▲ Copilotに列の整形を依頼すると、新しい列の候補として数式が提案される（2026年9月時点の画面）

Excel Copilotでできるデータクリーニングとは

データクリーニングとは、分析や集計の前にデータの「汚れ」を落とす作業です。主に次の処理を指します。

余分な空白や改行の削除
全角・半角の統一（表記ゆれの解消）
日付や電話番号のフォーマット統一
重複行の検出と削除

従来はTRIM関数やSUBSTITUTE関数を組み合わせていましたが、Copilotなら「やりたいこと」を日本語で指示するだけで適切な数式を提案してくれます。しかも提案は新しい列として提示されるため、内容を確認してから採用できるのが安心なポイントです。

使う前の準備：テーブル化が精度を決める

まず対象データをテーブル形式に変換します。範囲を選択して Ctrl + T を押すだけ。これでCopilotが列構造を正しく認識し、提案精度が大きく変わります。

あわせて次の3点を整えておくと、提案のブレがさらに減ります。

列見出しを「氏名」「メールアドレス」のように具体的にする
見出し行の上に空行やタイトル行を残さない
結合セルを解除しておく（Copilotは結合セルを苦手とします）

以降のプロンプトは、[列名] を自分のシートの見出しに置き換えてそのままコピペしてください。

テクニック1：表記ゆれと余分な空白を一括修正

顧客名簿でよくあるのが、下のような表記ゆれです。

Before	After
山田　太郎（全角スペース）	山田太郎
山田太郎　（前後に空白）	山田太郎

「[列名]」列の前後の空白と全角スペースを削除し、
文字列中の空白も詰めた新しい列を作成して

想定結果：右端に整形済みの新しい列が追加されます。内容を確認して「挿入」を押すだけ。

自分で組むなら：=TRIM(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2,"　","")," ",""))

テクニック2：全角・半角の混在を統一する（電話番号・数値）

見た目が同じでも、Excelは全角の「０」と半角の「0」を別物として扱います。混在は集計エラーの温床です。

Before	After
０９０－１２３４－５６７８	09012345678
090-1234-5678	09012345678

「[列名]」列の全角文字を半角に変換し、
ハイフンを除いた新しい列を文字列として作成して

想定結果：全角表記が半角に揃った変換列が追加されます。

自分で組むなら：=SUBSTITUTE(ASC(B2),"-","")

落とし穴：ハイフンを除いた電話番号は、数値として扱われると先頭の0が消えて「9012345678」になります。プロンプトに「文字列として」と明記するか、変換列の表示形式を「文字列」に設定してから貼り付け直してください。

テクニック3：セル内の改行を取り除く

Webフォームやメールからコピーした住所・備考欄には、セル内改行（Alt + Enter 相当）が紛れ込みがちです。

Before	After
東京都渋谷区⏎神南1-1-1	東京都渋谷区神南1-1-1

「[列名]」列のセル内改行を削除し、
前後の空白も取り除いた新しい列を作成して

自分で組むなら：=TRIM(SUBSTITUTE(C2,CHAR(10),""))

テクニック4：重複データの検出

メールアドレスの重複は名簿管理で特に厄介です。

「[列名]」列で値が重複している行をハイライトして

想定結果：条件付き書式で重複セルに色が付きます。件数も同時に知りたい場合は、次のように指示を分けると安定します。

「[列名]」列の重複件数を数えて

自分で組むなら：=COUNTIF($D$2:$D$500,D2)>1（条件付き書式のルールに入力）

テクニック5：重複行を削除する

検出だけでは名簿は整いません。削除まで踏み込むプロンプトがこちらです。

「[列名]」列が重複している行のうち、
最初の1件だけを残した一覧を新しいシートに作成して

想定結果：元データを残したまま、重複を除いた一覧が別シートに出力されます。Copilotがうまく返さないときは、データ タブ →「重複の削除」で列を指定するのが確実です（必ず元シートのコピーで実行してください）。

テクニック6：不揃いな日付をフォーマット統一

Before	After
2026年7月30日	2026-07-30
7-30	2026-07-30

「[列名]」列の日付をすべて yyyy-mm-dd 形式に統一した
新しい列を作成して

想定結果：統一フォーマットの変換列が追加され、以降の並べ替えや期間集計がスムーズになります。文字列として入力されていた日付がシリアル値に変換されることもあるため、表示形式もあわせて確認してください。

自分で組むなら：=TEXT(DATEVALUE(E2),"yyyy-mm-dd")

テクニック7：不要な記号・単位を取り除いて数値化する

「1,200円」「約15%」のような表記は、そのままでは合計も平均も出せません。

Before	After
1,200円	1200
約15%	15

「[列名]」列から数字以外の文字（カンマ・単位・記号）を取り除き、
数値として計算できる新しい列を作成して

自分で組むなら：=VALUE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(F2,"円",""),",",""))

Copilotをうまく使うコツ

精度を上げるポイントは3つです。

列名を明示する … 「その列」ではなく「氏名列」と指定するとブレが減ります。
元データを残す … 上書きせず、新しい列に結果を出すよう指示すると安全です。
一度に一つの処理 … ステップを分けたほうが確認も修正も簡単です。

避けたいのが「このデータを全部きれいにして」という曖昧な丸投げ。指示が漠然としているほど提案の精度は落ち、意図しない列が作られがちです。

注意点

Copilotの提案は万能ではありません。特に日本語の氏名分割や住所の正規化（表記ルールを一定の形に揃えること）など、あいまいさを含む処理では誤変換が起きます。適用後は必ず結果をサンプルチェックしてください。件数が多いときは、先頭・中ほど・末尾から数行ずつ抜き出して見比べると、変換漏れに気づきやすくなります。また、機密情報を扱う際は社内のCopilot利用ポリシーの確認を。

まとめ

テーブル化が9割 … Ctrl + T と分かりやすい列見出しで、提案精度が大きく変わる
プロンプトは「列名＋処理＋新しい列に出す」の3点セット … この形は7本すべてに応用できる
一度に一つずつ … 複合的な指示が通らないときは、処理を分割すれば安定する
数式も併記しておく … Copilotが不調でも、TRIM・ASC・SUBSTITUTEで同じ結果に到達できる
最後は人が確認 … 氏名分割や住所の正規化は誤変換が起きうるので、サンプルチェックを習慣に

明日すぐやる1アクションはこれです。手元の名簿データを Ctrl + T でテーブル化し、テクニック1のプロンプトを試す——それだけで「これ、全部手でやってたのか…」と実感できるはずです。次回は、整えたデータをCopilotで一気に集計・可視化するテクニックを紹介します。

よくある質問

Excel Copilotのボタンがグレーアウトしてクリックできないときは？

まずライセンスと保存先を確認してください。フル機能にはMicrosoft 365 Copilotのライセンスが必要で、さらに対象ファイルがOneDriveまたはSharePointに保存され、自動保存がオンになっている必要があります。ローカル保存のままだと反応しないことがあります。

提案された数式は、挿入した後から編集できる？

できます。Copilotが挿入するのは通常のExcel数式なので、セルを選んで数式バーから直接書き換えられます。参照範囲がずれている、除外したい文字を足したいといった微調整は、提案をベースに手で直すのが最短です。逆に条件付き書式として適用された内容は「ホーム」→「条件付き書式」→「ルールの管理」から編集します。

結合セルだらけの表はどうすればいい？

先に結合を解除してからテーブル化してください。「ホーム」→「セルを結合して中央揃え」をオフにすると、結合されていたセルの値は左上の1セルだけに残り、残りは空白になります。空白セルを選択して上のセルの値を埋め直してから Ctrl + T を実行すると、Copilotが列構造を正しく読み取れるようになります。